Privacybeleid

Deze privacy- en cookieverklaring is het laatst aangepast op 14-februari-2026.

QIAI B.V., Enschede, NL (hierna: QIAI) verricht AI-consultancydiensten en kan gebruikslicenties verschaffen op de QIAI chatapplicatie. In het kader van de dienstverlening die wij aanbieden verwerken wij persoonsgegevens. In deze privacy- en cookieverklaring leest u welke persoonsgegevens wij van u verwerken en wat we daarmee doen.

Onze privacy- en cookieverklaring in het kort

Uw privacy is voor ons van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat wij:

• Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij uw persoonsgegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring.
• Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.
• Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn.
• Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
• Uw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn.

Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij verkrijgen verschillende persoonsgegevens van u. Per doeleinde geven wij aan welke gegevens wij van u verkrijgen, met welke doel wij deze gegevens verwerken en hoelang die worden bewaard. Als u vragen heeft of wilt weten wat we precies van u bijhouden, neem dan contact met ons op. De contactgegevens staan onderaan in deze privacy- en cookieverklaring.

Contact en klachtafhandeling

Wanneer u ons een e-mailbericht stuurt, ons telefonisch benadert, of op een andere manier contact met ons opneemt, dan gaat u in op ons aanbod om met ons in contact te treden (gerechtvaardigd belang en/of uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Zakelijke informatie (indien u vanuit zakelijk oogpunt contact opneemt)
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Eventuele informatie die u zelf invult als inhoud van een bericht

Wij slaan deze contactmomenten met de door u verstrekte persoonsgegevens op voor het uitvoeren van het contact en het eventueel afhandelen van uw klacht. We bewaren deze informatie, zo lang als dat nodig is voor dit contact of tot maximaal 1 jaar nadat wij voor het laatst contact met u hebben gehad, omdat we er zeker van willen zijn dat we uw vraag of klacht goed hebben afgehandeld.

AI-Consultancydiensten

Het is mogelijk om ons in te schakelen als AI-Consultant voor uw bedrijf. Wij helpen u graag bij het inventariseren van de mogelijkheden voor de inzet van AI binnen uw bedrijf en verzorgen ook de implementatie van onze eigen applicatie of voor uw bedrijf op maat gemaakte AI-systemen. Wanneer u ons inschakelt, dan hebben wij bepaalde gegevens nodig voor het opstellen van een offerte en de uitvoering van de dienstverlening.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• Bedrijfsnaam
• E-mailadres en telefoonnummer
• Rekeningnummer
• Overige informatie die van belang is voor de uitvoering van de overeenkomst.

Account en credits

Het is mogelijk om in onze applicatie een account aan te maken. Met uw account kunt u vervolgens credits aanschaffen voor gebruik van en interactie met het QIAI chat-platform. Wanneer u bij ons een account aanmaakt, dan laat u bepaalde gegevens achter. Deze gegevens hebben wij nodig voor de dienstverlening in het kader van de applicatie en bijbehorende QIAI chat-platform (uitvoering van de overeenkomst). Middels de door u aangeschafte credits kunt u gebruik maken van het QIAI chat-platform. Een overzicht van uw credits vindt u in uw account.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam (indien u die deelt)
• Bedrijfsnaam
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Betalingsgegevens (waaronder betalingsgeschiedenis)
• Accountgegevens
• Overige informatie die van belang is voor de overeenkomst

Wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar nadat u voor het laatst hebt ingelogd op uw account, dan wel 2 jaar na het plaatsen van de laatste bestelling. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Gebruik van het QIAI chat-platform via de applicatie

Wanneer u gebruik maakt van de door ons geleverde diensten, dan gebruiken we uw persoonsgegevens om de overeenkomst met u netjes af te kunnen handelen (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Accountgegevens (waaronder voor- en achternaam)
• Gesprekken met het QIAI chat-platform (voor zover het persoonsgegevens betreffen)
• Informatie die u met ons deelt, voor zover deze persoonsgegevens bevat of anderszins noodzakelijk is voor het genereren van de output met betrekking tot uw organisatie (zoals maar niet uitsluitend de eigen, interne kennisbank van uw organisatie)
• Overige informatie die van belang is voor de overeenkomst

Wij bewaren deze gegevens tot maximaal 2 jaar nadat u de chatapplicatie in gebruik hebt genomen, dan wel de periode die gelijk is aan de garantietermijn. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Notificaties

Wanneer u gebruik maakt van het QIAI chat-platform, kunt u ervoor kiezen om ons notificaties te laten versturen (toestemming). Zo kunt u bijvoorbeeld een melding ontvangen als er een nieuw bericht voor u klaar staat binnen de applicatie. Deze melding verschijnt dan op uw apparaat.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Unieke user-ID gekoppeld aan uw account

Wij bewaren deze informatie, totdat u uw toestemming intrekt. U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken door uw voorkeuren aan te passen in de instellingen van de applicatie.

Wanneer kunnen we uw persoonsgegevens delen met derden?

QIAI deelt uw gegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

• wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
• wij daar een wettelijke grondslag voor hebben;
• wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

De partijen die in onze of uw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Sommige van onze leveranciers zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Bij het delen van uw persoonsgegevens met deze partijen nemen wij passende waarborgen om uw privacy te beschermen.

De Europese Commissie heeft voor 15 landen een adequaatheidsbesluit vastgesteld. Op basis van een adequaatheidsbesluit kunnen persoonsgegevens veilig vanuit de EER worden doorgegeven aan bedrijven in deze landen, zonder dat er aanvullende waarborgen voor gegevensbescherming moeten komen.

Als we gegevens delen met bedrijven in andere landen zonder adequaatheidsbesluit (of Amerikaanse bedrijven die niet onder het EU-VS Data Privacy Framework vallen), nemen we extra beschermingsmaatregelen in de vorm van zogeheten passende waarborgen. Dit houdt in dat wij extra actie ondernemen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij gebruiken hiervoor onder meer standaardcontractbepalingen ("SCC's").

Wanneer wij uw persoonsgegevens doorgeven aan partijen buiten de EER op basis van SCC's, heeft u de volgende rechten:

• Informatie opvragen over de doorgifte, inclusief een kopie van de SCC's.
• Contact opnemen met zowel ons als de ontvangende partij voor informatie.
• Klachten indienen bij de ontvangende partij, Autoriteit Persoonsgegevens, een bevoegde rechtbank in de EER of een onafhankelijk geschillenorgaan.
• Schadevergoeding eisen bij schending van de SCC's.

Als we gegevens delen met bedrijven in andere landen zonder adequaatheidsbesluit (of Amerikaanse bedrijven die niet onder het EU-VS Data Privacy Framework vallen) of waarmee we geen SCC's af kunnen sluiten, nemen we extra beschermingsmaatregelen in de vorm van zogeheten passende waarborgen. Dit houdt in dat wij extra actie ondernemen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij gebruiken hiervoor aanvullende technische maatregelen, waaronder het versleutelen van uw data.

Wanneer wij uw persoonsgegevens doorgeven aan partijen buiten de EER, heeft u de volgende rechten:

• Informatie opvragen over de doorgifte.
• Contact opnemen met zowel ons als de ontvangende partij voor informatie.
• Klachten indienen bij de ontvangende partij, Autoriteit Persoonsgegevens, een bevoegde rechtbank in de EER of een onafhankelijk geschillenorgaan.

Deze rechten bestaan naast uw algemene privacyrechten onder de AVG.

Social media buttons

Op onze website maken wij gebruik van social media buttons, welke u doorgeleiden naar de betreffende social media platforms. U krijgt hierdoor de optie om ons te volgen en om content te delen binnen het netwerk. Ook zult u advertenties tegenkomen op uw social mediapagina. De buttons zijn werkzaam vanwege stukjes code welke afkomstig zijn van de social medianetwerken. Als u wilt weten wat de social media platforms doen met uw persoonsgegevens, lees dan de desbetreffende privacyverklaring:

• LinkedIn

Cookies

Op onze website gebruiken we cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat.

Wij gebruiken onderstaande soorten cookies:

Functionele cookies

Deze cookies zorgen ervoor dat de website goed functioneert. Ze zorgen bijvoorbeeld voor:

• Het onthouden van uw inloggegevens
• Het bewaren van uw taalvoorkeuren
• Het bijhouden van producten in uw winkelmandje
• Het optimaal weergeven van de website op uw scherm

Voor deze cookies hebben wij geen toestemming nodig.

Analytische cookies

Op basis van deze informatie kunnen wij onze website gebruiksvriendelijker maken. Deze cookies geven ons inzicht in hoe bezoekers onze website gebruiken, bijvoorbeeld:

• Het aantal bezoekers
• De meest bezochte pagina's
• De gemiddelde bezoekduur
• Gebruikte apparaten en browsers

Deze informatie helpt ons de website te verbeteren. We gebruiken deze cookies op een privacyvriendelijke manier waarbij ze geen grote impact hebben op uw privacy. Voor zover deze cookies persoonsgegevens verwerken, vragen wij hiervoor uw toestemming.

Overzicht van cookies

Privacyverklaringen: CloudFlare

In- en uitschakelen van cookies

In uw webbrowser kunt u instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer u hiermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van uw browser. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld.

Verwijderen van cookies

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. U kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen, voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van uw browser. Hieronder vindt u per browser een link naar de website van de aanbieder waar stapsgewijs wordt omschreven hoe u cookies kan blokkeren of verwijderen.

• Google Chrome
• Firefox
• Edge
• Safari

Welke privacyrechten heeft u?

• Recht op inzage: u heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, in te zien.
• Recht op rectificatie: u heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, waaronder tegen direct marketing.
• Recht op verwijdering: u kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht om uw toestemming in te trekken: indien u ons toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te laten overdragen aan een derde partij.
• Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kunt u ons verzoeken om het verwerken van uw persoonsgegeven (al dan niet tijdelijk) te beperken.

Bij uw verzoek kunnen wij u vragen om u te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat u de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

Wij zullen in principe binnen 30 dagen aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Indien u één van uw rechten wilt uitoefenen, dan kunt u dat kenbaar maken via [email protected].

Toepassingsbereik en wijzigingen

Deze privacy- en cookieverklaring is uitsluitend van toepassing op de diensten van QIAI en niet op andere websites die via onze website toegankelijk zijn. Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacy- en cookieverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum bovenaan in dit document en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn.

Vragen of klacht indienen

Als u vragen heeft, of een klacht in wilt dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, dan kunt u een e-mail sturen naar [email protected]. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren dit verder met u. Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.